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一見複雑な公務員の仕事!たった5項目に整理!

宇野英樹

宇野英樹

一見複雑な公務員の仕事!たった5項目に整理!

こんにちは、現役公務員の宇野英樹です!

今回は、8つの部署を渡り歩いた経験から、公務員の仕事を分析してみたいと思います。

 

公務員の仕事を分析すると、いろいろなことが見えてきます。公務員の仕事をかなり細かく細分化して考えると以下の作業に大別されると思います。

 

公務員の仕事の細分化

・入力作業

・書類作成

・電話対応

・連絡調整

・庶務、雑務

 

こんな風に並べると非常にありきたりな仕事がほとんどですが実際働いて見て思うのが、これらの作業ができれば何とかなります。国税専門官など、特殊な専門職は少し違うのかもしれないですが、基礎的なことの組み合わせで仕事は成り立っていると思います。

別に仕事を舐めているわけではありません!公務員の仕事は大変だし、優秀な職員の方が圧倒的に多いです!

自分が完璧に仕事が出来ている訳ではないので、偉そうなことは言えませんが、世の中の一見複雑そうに見えることでも、一つ一つ丁寧に細かく分解していくと、実はシンプルに考えることができるということです。

そう考えると、気負いや、プレッシャーから解放され、快適に仕事が出来る事もあるんじゃないかなーと思います。

具体的に一個ずつ見ていきます!

入力作業

システムへの入力

公務員組織にはなんちゃらシステムみたいな、管理システムがいっぱい存在します。これらシステムは、だいたい入力フォームがあって、そこに数字や文章などを入れていきます。初めて扱うシステムや、あまり使用頻度の高くないシステムに入力する場合はマニュアルなどを参考に入力方法を調べながら作業をやるので、面倒臭さはあります。

しかし、普段スマホなどを使って銀行口座を作ったり、旅行の予約をしたり、アマゾンなどで買い物をしたり、要はネットで何かをやるときは、人に聞いたり、説明書を見たり、自分で調べてパソコン上へ入力などをしていくかと思います。

それを普段からやっている人は誰でもこなすことができると思います。つまり誰でも簡単にできる仕事がこれです。一度やり方がわかれば、あとは繰り返しの作業のことが多いので、ほとんどストレスはたまりません。

入力の基礎データとなる資料はあらかじめ紙などで存在するので、それを右から左にながすように入力していくことが多いです。

 

資料作成

ありきたりですが、絶対に避けては通れない仕事です。資料作成といってもいろいろあります。

エクセル表作成

公務員の仕事は家計簿を管理するように、予算(お金)の管理をする仕事が多いです。なので、表などを使って、何に、いくら、どのように使ったのか、残額はいくらかなどを管理したりします。

また、取りまとめたデータや、過去の実績などを整理するために一覧などを作成したりします。

関数などを駆使できればこれらの仕事を効率よくできますが、最低限の足し算・引き算・掛け算や、フィルターを掛けたりしてデータ抽出したりする程度ができれば、なんとかきちんとこなせます。

ワード・パワポ資料作成

実にいろいろな用途で、作成しますが、主なものを上げると、相手に事業などを説明する資料、内部マニュアル、通知文、支払書類などです。

ただ、相手に説明するための資料など、裁量の幅の広い、自分で考えて作る書類はそう多くはないです。

本庁にいれば、頻繁にそういった資料をつくる部署もあったり、たまに作る部署もあったりとまちまちですが、出先機関にいる場合は、ほとんど作成の機会がない場合もあります。

出先機関にいると、毎年出している定型の通知文や支払い書類などを、日付を変えたり、多少、年度に合うように内容を修正したりして、作成することが多いです。

本庁に居ても同様の仕事が一定数ありますが、それらと並行して、定型のない書類を作りることもあります。

定型のない資料を作る場合は、表を使ったり、グラフを使ったり、文章のロジックがきちんとわかりやすくなっているか、自分なりに考えて作る必要があったりと、通常の社会人が必要とするレベルは、必要でしょうし、ここは当たり前ですが、差が出る部分ではあるかと思います。

ただ、公務員だから何か特殊なスキルが必要ということは全くありません。

自分の頭で考えれば十分で、決まったお作法などは慣れれば誰でもできるレベルだと思います。

 

電話対応

部署にもよると思いますが、内線・外線問わず、一日に受ける電話は結構多いと思います。一日平均すると、数10件から数100件くらいは受けている部署もあります。比較すると、出先機関など現場により近い部署の方が、件数が増える傾向がある気がします。

電話は、いちいちかかってくるたびに仕事が中断されるので、かなり面倒臭いですよね。電話における対応は、通常、一般的に求めらるレベルで十分ですが、議員からの要望電話やモンスター市民・住民への対応などは気を遣う対応を求められることもあります。

ただ、困ったら、上司につなげばいいので、自分ひとりで抱え込まないようにした方がいいですね。

本庁にいるときは、議員からの電話や、幹部職員からの内線、国からの電話など、1件1件が重たい案件の電話が多かった気がします。

 

連絡調整

どんな仕事を担当するにしても、関係機関との連絡調整は必ず必要です。特に本庁などは、関係部署が多いので、セクションごとの思惑をくみ取りながら事業を進めていく必要があります。

メールなどでもccやbccを活用しながら、どの部署のどの役職の誰に共有しておく必要があるのか、考えながら情報を共有したりする必要があります。

例えば、議会回しなどが一番大変です。それぞれの部署が詳しい内容が違う中で、事業自体は一つの事業として構成されている場合に、各部署の知見や意見を反映させながら、組み立てていく必要があります。議会での質問への対応や、事業の説明なども、組織的に対応しなければなりませんので、その場合には、情報共有に齟齬があると、「こんな内容聞いていない」、「意見が反映されていない」などと、いちゃもんを付けられ、仕事を進めずらくなります。

なので、いろいろな人と関わりながら、人当りよく、にこにこと笑顔でコミュニケーションを取りながら、進めていくと、多少不手際があっても、あいつは仕事ができないと恨まれたりすることも極力避けられると思います。

 

総務・庶務

庶務という言葉は昔よく聞いた言葉かと思います。過去に「ショムニ」というドラマがすごくはやりましたが、今はあまり、民間企業などでは庶務という言葉は聞かなくなりました。

庶務は民間でいうと、例えば、来客対応や、伝票処理、小口現金管理、書類のファイリング、郵送、会議資料のコピーなど雑務に近い感じのものが多いと思いますが、公務員でも同じように誰かがそういったものを担当しなければなりません。民間では最近はそういった仕事はまとめて、外注したり、派遣職員や臨時職員で対応したりといったことが多くなってきていて、正規職員がこなすことは、あまりありませんが、公務員組織は資金が潤沢にあるわけではなく、税金を切り詰めて予算を使わなければいけませんので、安易に外注したり、人を雇ったりはできません。

なので、各係に1人程度通常の業務に加えて、雑務を取り扱う仕事を割り振ることが良くあります。主には、上述した仕事のほかに、他の部署や係から来る照会や調査依頼の窓口になったり、実際に回答を取りまとめたり、苦情の窓口などにもなります。そういった庶務は正直面白い仕事ではなく、いわばパシリのような仕事にはなってしまいますが、これら仕事と並行して、メインの業務をこなすとなると難易度は高くなります。

こういった誰でもできる仕事をだたこなすのではなく、いかに正確にかつ迅速に、相手が求めているものを提供するかで、仕事ができるかできるかできないかが決まります。

こういった仕事は役職が課長以上にならない限り、付いて回るのが公務員の世界ですので、庶務の仕事、バカにできません。

まとめ

これらの仕事を組み合わせたものが、公務員組織でのメインの仕事になるかと思います。営業などのように数字で評価される訳ではなく、時間内にやらなければならない各業務を迅速かつ正確に処理できれば、”仕事ができる人”となるわけです。

各仕事はたいしたことがなくても、それらを同時並行的に、スケジュールを組み立てながら、期限通りに、一つ一つの仕事を仕上げていく能力が高い人が評価されるわけです。いわゆる優等生が公務員に多いのも、これらが影響していると思います。

民間の仕事というのは普段ふざけていても、きちんと数字を出す人が重宝されますが、公務員は普段からきちんと規律正しく仕事をしていなければ、後で、実績を積み上げて挽回するということが難しい場合が多いので、みんな優等生が多いのだと思います。

例として、私は、大学生のころに飲食店のキッチンスタッフとして働いていたことが、ありました。内容は違えど、仕事の進め方は、非常によく似ている気がします。

飲食店だと、サイドメニュー、メインディッシュ、デザート、ドリンクなど、いろいろな要素によって、サービスが構成されていて、これらを分担して、バイトメンバーで協力しながら、一つ一つのセット料理を作って、提供していくような仕事の仕方をするかと思います。その時に、例えば、サラダを先に出して、その後メインディッシュで、最後はデザート、食後ドリンクで、などと順序などがあると思いますが、いろいろなテーブルからオーダーが入る中で、これら優先順位を守りながら、お客様から「早く出せ」など催促がかからないように工夫して、提供していくと思います。とりあえず、メインディッシュを作るのに時間がかかるという状況であれば、サラダをパパっと作って出しておけば、多少、間が持つとか、ドリンクを先に出せと言われた客には真っ先にドリンクだけ作っておくとか、いろいろな場面で優先順位を考えながら、クレームが来ないように処理していくと思います。

公務員の仕事もこれらと全く同じで、いろいろ降ってくる仕事を、自分の能力に合わせて、期限や予定を確認しながら、順序立てて、督促や催促がかからないように、こなしていくことがメインになります。

各ステージにより、例えば、係員は、指示されたとおり、一つずつこなしていれば、何とかなりますが、係長、課長補佐と上がっていくにつれて、公務員組織のお作法をきちんと把握しながら、上述した各仕事を組み合わせて調整します。

管理職になれば、部下がこなす仕事の指示をし、確認しながら、それぞのピースを組み合わて、事業を組み立て、実行していきます。要は、それぞれの役職でやるべきことは決まっていて、実務部隊として作業するのか、調整するのか、組立てていくのかが違うだけで、どのような構成要素で仕事が組み立てられているのか理解しながら、進めていける人はどの役職にいても、強いと思います。

公務員として働いてみて、思うのは、やっている仕事の一つ一つが超高難度の仕事ということではなく、本当に、上述した項目の仕事を効率よくこなしていくことが重要だと感じています!

その一つ一つのパーツをどのようにうまく組み立て、効率的にこなしていくかが、カギになると思います。

 

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